Exclusão do Simples Nacional: quando ocorre e como reverter

Sair do regime nem sempre é uma escolha

Entrar no Simples Nacional é uma opção da empresa, mas permanecer nele depende de continuar cumprindo os requisitos. Quando algum deles deixa de ser atendido, ocorre a exclusão do regime, que pode partir da própria empresa ou da fiscalização. Entender as causas ajuda a evitar a saída forçada e a reagir quando ela é indevida.

A exclusão não é uma punição em si, e sim a consequência de a empresa não se enquadrar mais nas condições da Lei Complementar 123/2006. Ainda assim, ela costuma trazer aumento de carga e de obrigações, o que torna o tema sensível para quem depende da simplicidade do regime no dia a dia.

Quando a empresa mesma precisa comunicar a saída

Alguns fatos obrigam a própria empresa a comunicar a saída. O mais comum é ultrapassar o limite de faturamento do regime. Também obrigam à comunicação o ingresso em atividade vedada, a entrada de sócio pessoa jurídica, a abertura de filial no exterior e outras situações que rompem os requisitos legais.

Nesses casos, a lei fixa prazos para a empresa formalizar a exclusão e indica a partir de quando ela produz efeitos. Deixar de comunicar quando havia obrigação não faz o problema desaparecer: a fiscalização pode identificar a irregularidade depois e excluir a empresa de ofício, muitas vezes com efeitos retroativos e cobrança da diferença de tributos.

A exclusão feita pela fiscalização

A segunda via de exclusão parte do fisco. A administração tributária pode excluir a empresa de ofício quando constata, por exemplo, débitos não regularizados com a Fazenda ou com a Previdência, falta de inscrição fiscal, embaraço à fiscalização, prática reiterada de infrações ou indícios de que a empresa foi constituída apenas para fracionar faturamento.

A exclusão de ofício é formalizada por um ato próprio, em geral um termo de exclusão, que é comunicado à empresa. É esse documento que abre o prazo para a defesa e informa a data a partir da qual a empresa deixa de estar no regime. Ignorar essa comunicação costuma ser o pior caminho, porque os efeitos se consolidam com o tempo.

Os efeitos de deixar o Simples

Deixar o Simples muda a forma de pagar tributos. A empresa passa a apurar seus impostos por outro regime, em geral o lucro presumido ou o lucro real, com recolhimentos separados de IRPJ, CSLL, PIS, Cofins e dos demais tributos, cada um com suas regras e prazos.

Além do provável aumento de carga, crescem as obrigações acessórias, as declarações e o trabalho contábil. Quando a exclusão tem efeito retroativo, surge ainda a cobrança da diferença entre o que foi pago no Simples e o que seria devido no novo regime, acrescida de multa e juros. Por isso a data de início dos efeitos é um dos pontos mais relevantes de qualquer discussão sobre o tema.

Como se defender e reverter a exclusão

Contra a exclusão de ofício cabe defesa. O termo costuma indicar o prazo e a forma de impugnar a medida na esfera administrativa, apresentando as razões e os documentos que demonstram a regularidade da empresa ou o pagamento do débito apontado.

Se a irregularidade for a existência de dívida, muitas vezes a solução está em regularizá-la dentro do prazo, o que pode afastar a exclusão. Quando a via administrativa não resolve, a discussão pode seguir para o Judiciário. Esse caminho se aproxima do que ocorre em uma cobrança fiscal, tema tratado em conteúdo sobre a execução fiscal.

O que fazer para não ser excluído

Boa parte das exclusões pode ser evitada com organização. Acompanhar o faturamento ao longo do ano, para não estourar o limite sem perceber, e manter os tributos em dia são hábitos que reduzem o risco de uma saída forçada. Consultar com frequência a situação da empresa nos sistemas do fisco também ajuda a identificar pendências cedo.

Quando a empresa se aproxima do limite de faturamento ou muda de atividade, vale reavaliar o enquadramento antes que a fiscalização o faça. Uma revisão periódica, com apoio contábil e jurídico, permite corrigir o rumo e, se for o caso, planejar a transição para outro regime de forma ordenada, em vez de reagir a uma exclusão já consumada.