Obrigações acessórias: o que são além do pagamento do tributo

Pagar o tributo é só uma parte do dever

Muita gente associa a relação com o fisco apenas ao pagamento de impostos. Recolher o tributo, porém, é somente uma das obrigações do contribuinte. Ao lado do dever de pagar existe um conjunto de deveres de fazer, ou de não fazer, que a lei chama de obrigações acessórias. São elas que permitem ao fisco fiscalizar e arrecadar de forma organizada.

O Código Tributário Nacional (Lei 5.172/1966) separa esses dois planos. De um lado, a obrigação principal, que é pagar o tributo ou a penalidade. De outro, a obrigação acessória, formada pelos deveres instrumentais que cercam o pagamento. Entender essa divisão ajuda a perceber por que, mesmo quem está em dia com o imposto, ainda pode ter pendências com o fisco.

O que a lei chama de obrigação acessória

O art. 113 do Código define os dois tipos de obrigação. A principal surge com o fato gerador e tem por objeto o pagamento. A acessória decorre da legislação tributária e tem por objeto prestações positivas ou negativas no interesse da arrecadação ou da fiscalização dos tributos. Em outras palavras, são condutas exigidas para que o sistema funcione.

Prestações positivas são as coisas que o contribuinte deve fazer, como emitir documentos e entregar declarações. Prestações negativas são aquilo de que deve se abster, como não embaraçar a fiscalização. O art. 115 do Código completa a ideia ao tratar do fato gerador dessas obrigações, que nasce de qualquer situação que, na forma da lei, imponha a prática ou a abstenção de um ato.

Os exemplos mais comuns no dia a dia

As obrigações acessórias aparecem em muitas situações. Para empresas e pessoas físicas, algumas são bastante conhecidas. Entre os exemplos mais frequentes estão:

• emitir nota fiscal nas vendas e nos serviços;
• escriturar livros fiscais e contábeis;
• entregar declarações periódicas ao fisco, como a declaração anual do Imposto de Renda;
• guardar documentos e comprovantes pelo prazo exigido.

Cada tributo e cada esfera, federal, estadual ou municipal, pode ter as suas próprias exigências. Uma mesma pessoa ou empresa costuma estar sujeita a várias obrigações ao mesmo tempo, com prazos e formatos diferentes. Por isso a organização e o calendário fiscal têm tanta importância na rotina de quem precisa cumpri-las.

Por que existem mesmo quando não há imposto a pagar

Um ponto que surpreende é que as obrigações acessórias podem existir mesmo sem imposto a recolher. Entidades isentas ou imunes, por exemplo, muitas vezes continuam obrigadas a prestar informações ao fisco. O mesmo vale para quem, em determinado período, não teve resultado tributável, mas ainda precisa declarar para demonstrar essa condição.

A razão é simples: o fisco precisa da informação para confirmar que nada é devido. A declaração é o instrumento que permite essa verificação. Por isso, a ausência de imposto a pagar não dispensa, por si só, o dever de informar. Presumir que sem imposto não há obrigação é um equívoco que costuma gerar pendências desnecessárias.

O que acontece quando não são cumpridas

O descumprimento tem consequências. O próprio Código prevê que a obrigação acessória, quando não observada, converte-se em obrigação principal no que se refere à penalidade pecuniária. Na prática, deixar de cumprir um dever instrumental pode gerar multa, e essa multa passa a ser cobrada como uma dívida.

Além da multa, o descumprimento pode trazer outros efeitos, como dificultar a emissão de certidões e chamar a atenção da fiscalização. Erros e omissões em declarações também podem levar o contribuinte à malha fiscal, tema tratado no conteúdo sobre a malha fina do Imposto de Renda. Corrigir o quanto antes costuma reduzir o tamanho do problema.

Como manter as obrigações em ordem

Manter tudo em dia passa por conhecer quais obrigações se aplicam a cada situação. Vale mapear os tributos envolvidos, os prazos de entrega e os documentos que precisam ser guardados. Um calendário com as datas de declarações e recolhimentos ajuda a não perder vencimentos, que costumam se repetir ao longo do ano.

Guardar comprovantes de entrega e protocolos é outro cuidado útil, porque demonstra o cumprimento em caso de dúvida. Quando as exigências são muitas ou complexas, é possível, em tese, buscar orientação para organizá-las. Distinguir a obrigação de pagar da obrigação de informar é o primeiro passo para não deixar nenhuma das duas de lado.